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Werkverträge

WICHTIG: Werkverträge können ab dem 13.04.2017 nur noch über das Beschaffungssystem UNIKAT bestellt werden!

Die Anwendung des Werkvertrages wird derzeit aus dem BIOS-System ausgelagert und ab sofort über das Beschaffungssystem Unikat bereitgestellt. Für die Zeit bis Ende März 2017 wird ein Parallelbetrieb aufrechterhalten. Die neuen Anwendungen können ab sofort verwendet werden. Bitte beachten Sie hierzu das Merkblatt zum Anlegen und Freigeben von Werkverträgen über das Beschaffungssystem Unikat.

Hier eine vereinfachte Auflistung der zu beachtenden Neuerungen:

  • Das Erstellen von Werkverträgen ist nun über das Beschaffungssystem „Unikat“ vorzunehmen.
  • Hier über die Funktion der Freitextanforderung (Pfad: -> Beschaffung -> Unikat
    -> Einkaufen -> Freitext).
  • Durch die Auswahl der neuen Warengruppe 402*, wird im weiteren Prozessverlauf ein zusätzlicher Karteireiter in den Positionsdetails eingeblendet. Dort sind die personenbezogenen Daten des Auftragnehmers aufzunehmen. Auch erfolgt hier die Prüfung auf eine mögliche Sozialversicherungspflicht.
  • Die Genehmigung des Einkaufswagens erfolgt ausschließlich über die Verwaltungsleiterin des Fachbereichs, Frau Lanz, oder deren Stellvertreterin, Frau Nahmmacher.
  • Die Bestellungen erhalten den Belegnummerkreis 47*.
  • Für diese Vorgänge ist die Erfassung eines Wareneinganges nicht vorgesehen. Die Freigabe der Rechnung erfolgt durch die Rechnungsprüfung und Anordnung.


Auf dieser Website finden Sie Informationen zu den wichtigsten Punkten im Umgang mit Werkverträgen. Hier sei insbesondere auf den Ausnahmecharakter von Werkverträgen, sowie auf die sozialversicherungsrechtliche Prüfung nach § 7, Abs. 4 SGB IV und das für Dienstkräfte der Freien Universität Berlin notwendige Einholen der Nebentätigkeitsgenehmigung hingewiesen. Das Erstellen von Werkverträgen ist über das Beschaffungssystem „Unikat“ mit Hilfe der Funktion Freitextanforderung vorzunehmen. Dem Bestellvorgang ist der „Anhang zu Werkverträgen“ beizufügen. Des Weiteren sei darauf hingewiesen, dass die Leistungserbringung für das Werk erst erfolgen darf, wenn der, durch die Verwaltungsleiterin des Fachbereichs, Frau Lanz, oder deren Stellvertreterin, Frau Nahmmacher, unterschriebene Freitextanforderung vorliegt.

Sich aus diesen Punkten ergebende Rückfragen richten Sie bitte an die Fachbereichsverwaltung, Frau Lanz oder Frau Nahmmacher.

Alle anfallenden und notwendigen Arbeiten sind grundsätzlich von Dienstkräften der Freien Universität Berlin im Rahmen ihrer Dienst- oder Arbeitspflichten zu erledigen; das gilt ausnahmslos für sogenannte Routinearbeiten und für Aufgaben, bei deren Erledigung die Vertragspartner in universitäre Arbeitsabläufe eingegliedert werden müssen. Sofern andere Arbeiten durch Privatpersonen aufgrund von Werkverträgen erledigt werden sollen oder müssen, bitten wir zu beachten, dass der Abschluss von Werkverträgen mit Personen, welche die betreffenden Leistungen nicht gewerblich erbringen, nur zulässig ist, wenn solche Maßnahmen

•   zwingend notwendig sind, oder
•   bei Berufungs- oder Bleibeverhandlungen zugesagt wurden, oder
•   FK-Empfehlungen entsprechen (Haushaltsplankapitel 02).

Bitte beachten Sie hierzu das maßgebliche Hinweisblatt zum Thema Werkverträge, um deren Beachtung und Einhaltung unbedingt gebeten wird.

Die sozialversicherungsrechtliche Prüfung wird im Rahmen der Erstellung des BIOS-Online-Bestellscheins durch die auftraggebende Stelle selbst vorgenommen.

Die Vermutung einer sozialversicherungspflichtigen Tätigkeit besteht, wenn die Merkmale in mindestens drei der fünf unten angeführten Kategorien überwiegend für eine nicht-selbständige (-) Tätigkeit sprechen; insbesondere für die Bewertung unternehmerischen Handelns (Kategorie 4) können ggf. weitere Aspekte (z.B. Werbung, eigene Geschäftsräume, etc.) herangezogen werden, die geeignet sind, die Vermutung einer sozialversicherungspflichtigen Tätigkeit zu widerlegen.


Die notwendigen Angaben, sind unter Mitwirkung des Auftragnehmers vor der Auftragsvergabe einzuholen. 

Bitte beachten Sie das maßgebliche FU-Rundschreiben H 2/2000zum Thema Sozialversicherungspflicht, um deren Beachtung und Einhaltung unbedingt gebeten wird. Zusätzlich ist die Positiv-Negativ-Liste bei der Vergabe von Werkverträgen zu konsultieren, aus der hervorgeht welche Arbeiten im Rahmen von Werkverträgen durchgeführt werden können und welche nicht im Rahmen eines Werkvertrages erbracht werden dürfen.

Sollten ausnahmsweise Werkverträge mit Dienstkräften der Freien Universität Berlin zwingend erforderlich sein, so ist durch die Dienstkraft vor Auftragsvergabe ein Antrag auf Genehmigung einer Nebentätigkeit mit Zustimmung und Begründung des Fachvorgesetzten zu stellen. Die Nebentätigkeitsgenehmigung wird nach Mitzeichnung des/der Verwaltungsleiters/in des Fachbereichs oder dessen/deren Stellvertreters/in durch die Zentrale Universitätsverwaltung (Wissenschaftliches Personal und Beamte/innen: I A, Nichtwissenschaftliches Personal: I B) erteilt. Die Nebentätigkeitsgenehmigung ist der Bestellung/Freitextanforderung in Unikat grundsätzlich beizufügen.

Formulare und Merkblätter zu Nebentätigkeiten:

Zum Abschluss von Werkverträgen mit Privatpersonen, ist die Freitextanforderung im Beschaffungssystem Unikat zu verwenden. Hier werden neben Angaben zum Auftragnehmer und dessen Status auch die notwendigen Angaben zur sozialversicherungsrechtlichen Prüfung abgefragt. Die notwendigen Angaben, sind unter Mitwirkung des Auftragnehmers vor der Auftragsvergabe einzuholen. 
Die Leistungserbringung für das Werk darf erst erfolgen, wenn der, durch den/die Verwaltungsleiter/innen des Fachbereichs oder dessen/deren Stellvertreter/innen, unterschriebene Freitextanforderung vorliegt.

Der Freitextanforderung in Unikat ist der „Anhang zu Werkverträgen“ beizufügen.
Dieser muss folgende Angaben enthalten:

  • Fonds, Kostenstelle, Betrag
  • Wekrvertragsnehmer/in
  • genaue Beschreibung des Werkes in seinem Inhalt und Umfang (bspw. wie viele Normseiten)
  • Ablieferungsdatum

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